Архівний короб для зберігання документів
Людство шаленим темпом рухається до цифрової ери, коли роль звичних носіїв інформації стане мінімальною. Ідея "перенести державу в смартфон" здається багатьом свіжою і здатною повністю ліквідувати паперовий документообіг. Але чи так це? Ймовірно, через десяток років цифрові носії здобудуть впевнену перемогу. Однак, зараз папір залишається, перевіреним часом і людством, найкращим способом зберегти дані. І як це правильно робити викладено в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5. Крім того потрібно звернути увагу на Податковий кодекс України. Ігнорувати який – сумнівне задоволення. А в ньому чітко сказано:
- первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, повинні зберігатися не менше 1 095 днів із дня подання такої звітності;
- первинні документи, пов'язані із предметом податкової перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за результатами такої перевірки податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, повинні зберігатися до закінчення перевірки та установленого строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або до винесення остаточного судового рішення, але не менше 1 095 днів.
Тому перше, що потрібно пам'ятати - паперові документи не можна зберігати в пластиці. Правилами зберігання документів заборонено використовувати пластик для їх зберігання. Це пов'язано з тим, що після певного проміжку часу, пластик не тільки прилипає до паперу, але і починає хімічно взаємодіяти з чорнилом. Це веде до неминучого псування документів і втрати інформації
Зберігати документи необхідно в архівних коробах з картону. А всередині коробів можна сортувати документи за допомогою папок або картонних лотків. Архівні короби універсальні, вони незамінні в офісах і архівах різних відомств, для зберігання і перенесення документів, канцелярського приладдя та інших предметів, необхідних при роботі з паперами. Також такі картонні коробки можна використовувати для фасування і зберігання різноманітних предметів і виробів.
Головною рисою архівних коробів є їх надійність, міцність і легкість. Вони дозволяють оптимально використовувати площу відведену під архів. А це важливо, бо часто це орендоване приміщення. Всі архівні короба виготовляються з практичного і перевіреного гофрованого картону. Особливість такого картону - наявність декількох шарів, зазвичай від трьох до п'яти, що робить його більш міцним і стійким до зношування. Властивості матеріалу забезпечують захист від пилу і світла, а до певної міри дозволяють захистити документи навіть від впливу вологи і електростатичного поля. По закінченню термінів зберігання документів картонні короби можуть бути безпечно утилізовані разом зі своїм вмістом
Найбільш практичний вид архівного короба - це коробка з кришкою, яка знімається. Така конструкція дозволяє регулярно відкривати і закривати кришку без шкоди для упаковки. Це дозволяє забезпечити оперативний доступ до збережених всередині матеріалів. На короб необхідно наклеїти етикетку для розміщення інформації про належність документів, які зберігаються.
І найголовніше! Пам'ятайте, щоб папери залишалися в цілості довгі роки, важливо забезпечити їм правильні умови зберігання.
Архивный короб