Архівний короб

Зберігання та облік документів
3 лютого 2020 р. від
Архівний короб
Іліан Меляницький

Картонний архівний короб для зберігання документів

Людство шаленим темпом рухається до цифрової ери, коли роль звичних носіїв інформації стане мінімальною. Ідея "перенести державу в смартфон" здається багатьом свіжою і здатною повністю ліквідувати паперовий документообіг. Але чи так це? Ймовірно, через десяток років цифрові носії здобудуть впевнену перемогу. Однак, зараз папір залишається, перевіреним часом і людством, найкращим способом зберегти дані. І як це правильно робити викладено в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5. Крім того потрібно звернути увагу на Податковий кодекс України. Ігнорувати який – сумнівне задоволення. А в ньому чітко сказано: 

Текстовий та графічний блок Odoo

- первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, повинні зберігатися не менше 1 095 днів із дня подання такої звітності;
- первинні документи, пов'язані із предметом податкової перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за результатами такої перевірки податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, повинні зберігатися до закінчення перевірки та установленого строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або до винесення остаточного судового рішення, але не менше 1 095 днів.

Тому перше, що потрібно пам'ятати - паперові документи не можна зберігати в пластиці. Правилами зберігання документів заборонено використовувати пластик для їх зберігання. Це пов'язано з тим, що після певного проміжку часу, пластик не тільки прилипає до паперу, але і починає хімічно взаємодіяти з чорнилом. Це веде до неминучого псування документів і втрати інформації

Зберігати документи необхідно в архівних коробах з картону. А всередині коробів можна сортувати документи за допомогою папок або картонних лотків. Архівні короби універсальні, вони незамінні в офісах і архівах різних відомств, для зберігання і перенесення документів, канцелярського приладдя та інших предметів, необхідних при роботі з паперами. Також такі картонні коробки можна використовувати для фасування і зберігання різноманітних предметів і виробів.

Текстовий та графічний блок Odoo

Головною рисою архівних коробів є їх надійність, міцність і легкість. Вони дозволяють оптимально використовувати площу відведену під архів. А це важливо, бо часто це орендоване приміщення. Всі архівні короба виготовляються з практичного і перевіреного гофрованого картону. Особливість такого картону -  наявність декількох шарів, зазвичай від трьох до п'яти, що робить його більш міцним і стійким до зношування. Властивості матеріалу забезпечують захист від пилу і світла, а до певної міри дозволяють захистити документи навіть від впливу вологи і електростатичного поля. По закінченню термінів зберігання документів картонні короби можуть бути безпечно утилізовані разом зі своїм вмістом

Найбільш практичний вид архівного короба - це коробка з кришкою, яка знімається. Така конструкція дозволяє регулярно відкривати і закривати кришку без шкоди для упаковки. Це дозволяє забезпечити оперативний доступ до збережених всередині матеріалів. На короб необхідно наклеїти етикетку для розміщення інформації про належність документів, які зберігаються. 

І найголовніше! Пам'ятайте, щоб папери залишалися в цілості довгі роки, важливо забезпечити їм правильні умови зберігання.

Бажаєте організувати свій архів картонними боксами?

Звертайтесь до нас!